Cara Mengarsipkan Dokumen Transaksi

A.  Pengarsipan Dokumen Transaksi

Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik adalah sebagai berikut :

1.      Kelompokkan jenis bukti transaksi

2.     Urutkan tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi.

3.      Apabila transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.

4.    Simpalanlah bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.

5.      Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir

6.   Bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

B.  Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :

1.      Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

2.      Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

3.      Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter

4.      Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan

5.      Mesin penghancur dokumen (shredden)

6.      Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.

7.      Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing

C.  Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :

1.      Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad

2.      Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.

3.      Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka

4.      Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.

D.  Pengelompokkan Bukti Transaksi

Pada bagian akuntansi bukti transaksi yan g sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokkan sebagai berikut.

1.      Kelompok dokumen penjualan kredit untuk arsip faktur penjualan

2.      Kelompok dokumen pembelian kredit untuk arsip faktur pembelian

3.      Kelompok dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti transaksi penerimaan kas

4.      Kelompok dokumen pengeluaran kas untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas

5.      Kelompok dokumen memorial untuk arsip bukti transaksi lainnya

Sumber : Hendri Soemantri, 2007:42

Soal dan jawaban

Soal

1. Bagaimana cara menyimpan bukti transksi yang baik?
2. Sebutkan apa saja peralatan yang medukung penyimpanan bukti transaksi? Jelaskan !
3. Jelaskan apa perbedaan sistem tanggal dengan sistem nomor ?
4. Jelaskan cara pengelompokkan bukti transaksi yang sudah tercatat?
5. Seorang pegawai baru yang ditugasi pekerjaan dibidang akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan transaksi perlu mengenal dan memahami lebih dahulu prosedur terjadinya setiap transaksi yng biasa dilakukan perusahaan temapat bekerja. Bagaimana tanggapan Anda atas pernyataan tersebut, setuju atau tidak? Jelaskan alasannya!

Jawaban

1.      Cara menyimpan bukti transaksi yang baik yaitu:

a.       Kelompokkan jenis bukti transaksi

b.      Urutkan tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi.

c.       Apabila transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.

d.      Simpalanlah bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.

e.       Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir

f.       Bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

2.      Peralatan yang mendukung penyimpanan bukti transaksi

a.    Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

b.    Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

c.    Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.

d.   Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan.

e.    Mesin penghancur dokumen (shredden).

f.     Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.

g.    Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing

3.      Sistem tanggal (chronological system) yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu sedangkan Sistem nomor (numeric system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka.

4.      Pengelompokkan bukti transaksi yang sudah tercatat

a.    Kelompok dokumen penjualan kredit untuk arsip faktur penjualan

b.    Kelompok dokumen pembelian kredit untuk arsip faktur pembelian

c.    Kelompok dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti transaksi penerimaan kas

d.   Kelompok dokumen pengeluaran kas untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas

e.    Kelompok dokumen memorial untuk arsip bukti transaksi lainnya